Semnătura electronică este un set de date atașat unui document digital, prin care se arată cine l-a semnat și că textul nu a fost modificat după semnare. Doar una dintre variante, semnătura electronică calificată, are în Uniunea Europeană aceeași valoare juridică precum semnătura făcută de mână.
Diferența dintre variante contează mai mult decât pare. Mulți oameni pun în aceeași categorie un PDF cu un nume desenat pe ecran și un contract semnat cu certificat calificat, deși în fața unei instituții sau a unui judecător ele nu se bucură de aceeași încredere.
Ce tipuri de semnătură electronică există?
Regulamentul european eIDAS, adică Regulamentul UE nr. 910/2014, vorbește despre trei niveluri. Primul este semnătura electronică simplă: orice date electronice atașate unui document sau asociate cu el, de la un nume tastat la finalul unui mesaj până la o semnătură desenată cu degetul pe telefon. Al doilea este semnătura avansată, legată în mod unic de semnatar și construită astfel încât să arate dacă documentul a fost modificat după semnare. Al treilea este semnătura calificată, creată cu un dispozitiv securizat și bazată pe un certificat calificat, emis de un furnizor autorizat.
- Simplă: se acceptă acolo unde părțile se înțeleg între ele, de exemplu la o ofertă trimisă pe e-mail sau la o confirmare de comandă.
- Avansată: oferă mai multă siguranță și apare des în platformele care semnează contracte la distanță.
- Calificată: are efect echivalent cu semnătura olografă și este recunoscută în toate statele Uniunii.
Cum funcționează un certificat calificat?
Certificatul calificat este un fel de carte de identitate digitală. El leagă o pereche de chei criptografice de datele tale: numele, uneori și funcția sau firma pe care o reprezinți. Cheia privată rămâne la tine și servește la semnare, iar cheia publică, inclusă în certificat, permite oricui să verifice semnătura.
La semnare, programul calculează o amprentă a documentului, numită hash, și o criptează cu cheia ta privată. Dacă după aceea se schimbă măcar o virgulă din text, amprenta nu mai corespunde și verificarea eșuează. Asta înseamnă că semnătura protejează deopotrivă identitatea semnatarului și integritatea fișierului.
Certificatele sunt emise de prestatori de servicii de încredere calificați, care apar pe liste oficiale ținute de statele membre. Înainte de emitere, furnizorul îți verifică identitatea, fie la un ghișeu, fie printr-o procedură video acceptată de lege. Certificatul are o perioadă de valabilitate limitată, în general de la unul până la câțiva ani, în funcție de furnizor și de tipul ales, după care se reînnoiește.
Unde ți-e utilă semnătura electronică?
Cel mai des o întâlnești la depunerea de documente către instituții publice, la participarea la achiziții publice și la semnarea contractelor între firme aflate în orașe diferite. Un antreprenor din Cluj care colaborează cu un furnizor din altă țară poate încheia un contract în câteva minute, fără curier și fără scanări repetate. Instituțiile care trec procesele în online, așa cum a făcut-o Universitatea ARTIFEX prin noul ei site, acceptă tot mai des documente semnate electronic.
Și persoanele fizice au avantaje. Semnezi o cerere sau un act adițional de acasă, fără să pierzi o jumătate de zi la coadă, iar documentul poate fi verificat oricând de destinatar. Pentru unele servicii online, cum este accesul în Spațiul Privat Virtual al ANAF, identificarea se face însă prin alte mecanisme, așa că verifică de fiecare dată ce cere instituția respectivă.
Ce nu poate semnătura electronică?
Există acte pentru care legea cere forma autentică, adică întocmite la notar, sau prezența fizică a părților. Un contract de vânzare a unui imobil, de pildă, nu se încheie printr-un simplu fișier semnat acasă. Înainte să construiești o procedură bazată pe semnătură digitală, întreabă ce formă cere actul pe care vrei să-l semnezi.
Tot aici intră și o limită practică: semnătura garantează cine a semnat și că textul e neschimbat, dar nu garantează că ce scrie în document e adevărat sau echitabil. Citești contractul cu aceeași atenție ca pe hârtie.
Cum alegi un furnizor și un tip de certificat?
Pornești de la felul în care vei semna. Dacă semnezi rar și de pe mai multe dispozitive, o soluție de semnare la distanță, în care cheia stă la furnizor și o activezi cu un cod sau o aplicație, este comodă. Dacă semnezi des și vrei control deplin, un dispozitiv fizic, de tip token USB sau card cu cititor, păstrează cheia privată la tine.
- Verifică dacă furnizorul se află pe lista oficială a prestatorilor calificați.
- Compară formatele de semnătură acceptate: documentele PDF sunt semnate de regulă în format PAdES.
- Întreabă ce programe sau sisteme de operare sunt compatibile, mai ales dacă folosești Mac sau Linux.
- Clarifică procedura de revocare dacă îți pierzi dispozitivul sau telefonul.
- Cere explicit perioada de valabilitate și condițiile de reînnoire, ca să nu rămâi blocat în ziua unui termen.
Ce faci ca să nu pierzi controlul asupra semnăturii tale?
Un certificat calificat valorează cât parola care îl protejează. Dacă ți se pierde tokenul, anunți imediat furnizorul pentru revocare. Nu împrumuta dispozitivul și nu comunica nimănui codul PIN, nici măcar unui coleg de încredere, pentru că orice semnătură făcută cu certificatul tău te angajează pe tine.
La semnarea la distanță, activează și autentificarea în doi pași pe contul furnizorului. Păstrează o copie a documentelor semnate împreună cu fișierul de validare, pentru că peste ani vei avea nevoie să arăți că certificatul era valabil în momentul semnării.
Întrebări frecvente
Pot semna un PDF cu o poză a semnăturii mele?
Poți, dar este o semnătură electronică simplă. Are valoare doar dacă cealaltă parte o acceptă și nu garantează că documentul n-a fost modificat.
Semnătura electronică expiră?
Certificatul expiră la data înscrisă în el, dar documentele semnate cât timp era valabil rămân valide, cu condiția să păstrezi dovezile de validare.
Am nevoie de semnătură calificată pentru orice contract?
Nu. Pentru multe contracte între firme sau persoane, o semnătură avansată ori chiar una simplă este suficientă, dacă părțile sunt de acord și legea nu impune altă formă.
