Arhiva electronica: ce este și cum funcționează

Trăim momente în care tot din jurul nostru se digitalizează. Unele lucruri se schimbă complet, altele sunt doar simplificate cu ajutorul tehnologiei avansate. Astfel, documentele și informațiile sunt păstrate din ce în ce mai des în format electronic de către majoritatea companiilor. Arhiva electronica este un sistem de gestionare a documentelor unei organizații, care permite accesul facil la informații într-un format digital. Astfel, ea a devenit un proces adorat de foarte multe companii.

Ce este arhiva electronica?

Arhiva electronică este un sistem de stocare, similar arhivelor fizice, însă în mediul online. Ea ajută la gestionarea documentelor în cel mai potrivit mod cu putință. Actele și informațiile sunt organizate de către sistem astfel încât să fie mereu la îndemână.

Arhiva electronica poate să fie utilizată într-o multitudine de domenii, incluzând:

• mediile de afaceri;
• sectoarele guvernamentale;
• domeniul educației.

Unul dintre avantajele majore ale acestui proces este că permit accesul și păstrarea documentelor în cele mai rapide și sigure moduri cu putință. Toate actele sunt organizate într-un sens logic și structurat, ceea ce facilitează căutarea și accesarea lor de către persoanele autorizate.

De asemenea, arhiva electronica permite gestionarea mai bună a documentelor și reduce riscul de pierdere sau deteriorare a acestora datorată cauzelor externe, precum este umiditatea sau temperaturile extreme.

Cum funcționează arhivarea electronică?

Sistemele de arhivare variază de la un furnizor la altul, însă, majoritatea împart aceleași caracteristici similare.

• Încărcarea documentelor

Documentele sunt încărcate în sistemul de arhivare electronică. Acest lucru poate să fie realizat cu ajutorul unei încărcări manuale sau prin intermediul unui proces automatizat.

• Indexarea documentelor

După ce toate documentele au fost încărcate, este foarte important ca ele să fie indexate pentru a facilita accesul. Indexarea implică atribuirea de cuvinte cheie fiecărui act împarte pentru a ușura căutarea și accesul lor.

• Organizarea documentelor

După ce documentele au fost indexate, acestea trebuie să fie organizate într-o manieră structurată, lucru care poate să fie realizat prin crearea de dosare și sub dosare în funcție de tipul și de natura documentelor.

• Căutarea și accesarea actelor

Odată ce acestea au fost încărcate și organizate într-un mod corespunzător, ele pot să fie căutate repede, prin intermediul unui sistem de căutare implementat de către furnizor. Utilizatorii pot să introducă cuvintele cheie în sistemul de căutare pentru a găsi documentele relevante de fiecare dată când au nevoie.

• Gestionarea actelor

Arhiva electronica poate să fie gestionată în cel mai eficient și organizat mod cu putință. Ea poate să includă drepturi de acces, versiuni de documente, dar și servicii de monitorizare și urmărire a schimbărilor care au loc în fiecare document.

• Securitatea

În comparație cu arhivele tradiționale, cele electronice sunt mult mai importante în ceea ce privește securitatea documentelor. Sistemele de arhivare electronică se folosesc de diverse niveluri de securitate pentru a proteja documentele împotriva unui acces neautorizat, incluzând autentificarea, criptarea și accesul controlat al documentelor.

Care sunt beneficiile acestui tip de arhivare?

După cum probabil deja ai dedus, serviciile de arhivare digitalizate prezintă o multitudine de beneficii legate de criptare, autentificare și accesul controlat al documentelor:

• accesul rapid la informațiile necesare – arhiva electronica permite accesul ușor și în cel mai scurt timp cu putință la documentele și informațiile de care ai nevoie; ai posibilitatea de a accesa de unul singur documentele ori de câte ori simți nevoia;
• gestionarea mai bună a actelor – se reduce riscul de deteriorări, pierderi și furturi; poți gestiona ușor schimbările care au loc în cazul oricărui document;
• reducerea costurilor – arhivarea electronică reduce considerabil costurile asociate cu stocarea și gestionarea documentelor fizice;
• spațiul de stocare redus – nu necesită un spațiu mare de stocare, ci unul mul mai mic unde pot fi depozitate toate documentele.

Acestea fiind spuse, arhiva electronica este un sistem de stocare și gestionare a documentelor în conformitate cu digitalizarea ce acaparează și simplifică fiecare aspect al vieții.