O factură corectă conține serie și număr unic, data emiterii, datele de identificare ale furnizorului și ale clientului, o descriere clară a bunurilor sau serviciilor, cantitatea, prețul, valoarea totală și mențiunile privind taxa pe valoarea adăugată, acolo unde este cazul. Fiecare dintre aceste elemente are un rol: unele sunt cerute de lege, altele te ajută să fii plătit la timp și să eviți discuțiile.
Mulți întreprinzători mici cred că factura este doar o formalitate pe care o face programul de facturare, așa că o trimit fără s-o mai citească. În realitate, o factură cu date greșite poate întârzia plata, poate bloca decontarea la clientul tău sau poate crea probleme la un control. Merită să știi ce se află în ea și de ce.
Ce date de identificare trebuie să apară pe factură?
Pentru furnizor, adică pentru tine, apar denumirea completă, sediul, codul de identificare fiscală și numărul de înregistrare la registrul comerțului. Pentru client apar aceleași informații dacă este firmă, iar dacă este persoană fizică, de regulă numele și adresa. Un singur caracter greșit în codul fiscal al clientului poate duce la respingerea facturii în contabilitatea lui.
Există și date practice care nu strică niciodată: contul bancar în care vrei să încasezi banii, o persoană de contact pentru întrebări și, dacă ai, numărul comenzii sau al contractului. Ultimul detaliu scutește multe e-mailuri de tipul „la ce comandă se referă factura asta?”.
Cum descrii serviciile ca să nu ți se conteste factura?
Descrierea vagă este cea mai frecventă sursă de probleme. „Servicii diverse” sau „consultanță” fără altă mențiune sunt formulări care ridică întrebări, mai ales când valoarea este mare. Descrie ce ai livrat, în ce perioadă și, unde se poate, pe ce bază.
- Înlocuiește „servicii de marketing” cu „administrare pagină de socializare, 12 postări, luna noiembrie”.
- Pentru produse, scrie denumirea exactă și unitatea de măsură: bucăți, metri, kilograme, ore.
- Pentru lucrări pe etape, menționează etapa și procentul din contract la care se referă.
O descriere bună ajută și pe clientul tău, pentru că el trebuie să justifice cheltuiala în fața propriului contabil. Clienții mulțumiți plătesc mai repede.
Ce trebuie să știi despre TVA pe factură?
Dacă ești plătitor de taxă pe valoarea adăugată, factura arată separat baza de impozitare, cota aplicată și valoarea taxei. Dacă nu ești plătitor, ar trebui să existe o mențiune clară în acest sens, tocmai ca să nu se creadă că ai uitat să calculezi taxa. Cotele și pragurile se pot schimba, așa că verifică de fiecare dată cu contabilul tău ce se aplică în momentul emiterii.
O greșeală obișnuită este aplicarea unei cote pe baza obișnuinței, nu a produsului sau serviciului efectiv. Dacă vinzi produse diferite în aceeași comandă, ele pot avea tratamente diferite.
Cum treci termenul de plată și penalitățile?
Termenul de plată se stabilește în contract sau în oferta acceptată, iar factura îl repetă ca dată-limită clară. „Plata în 15 zile” este mai vagă decât „scadent la 18 noiembrie”, pentru că nu spune de când se numără zilele. Data fixă elimină orice interpretare.
Dacă ai prevăzut penalități pentru întârziere, menționează procentul în contract și, în câteva cuvinte, pe factură. Despre cum construiești o relație comercială care îți apără banii poți citi în materialul despre ce verifici într-un contract comercial, iar pentru clienții care întârzie sistematic există idei practice în articolul despre protejarea afacerii de clienții rău-platnici.
Ce faci dacă ai greșit o factură deja trimisă?
O factură emisă nu se modifică prin ștergere sau rescriere. Dacă datele sunt greșite, se emite o factură de stornare, care anulează documentul inițial, și apoi o factură nouă, corectă. Procedura exactă, inclusiv ce se întâmplă când factura a fost deja transmisă prin sistemele electronice ale statului, se stabilește împreună cu contabilul, pentru că regulile de raportare s-au schimbat de-a lungul timpului.
Pași simpli, pe care îi poți urma:
- Anunță clientul imediat ce observi greșeala, înainte să o descopere el.
- Emite documentul de stornare și factura corectă în aceeași zi, dacă se poate.
- Trimite ambele documente împreună, cu o explicație scurtă într-un mesaj.
- Verifică dacă a fost afectat termenul de plată și, dacă da, stabilește data nouă în scris.
Ce verificări faci înainte de a apăsa pe trimite?
O listă scurtă, parcursă de fiecare dată, previne aproape toate erorile. Merită imprimată sau salvată lângă programul de facturare.
- Denumirea și codul fiscal al clientului coincid cu cele din contract sau din baza de date oficială.
- Seria și numărul urmează ordinea corectă, fără salturi.
- Descrierea, cantitatea și prețul unitar sunt aceleași cu cele din ofertă sau comandă.
- Cota de taxă aplicată corespunde produsului sau serviciului.
- Data scadentă este scrisă explicit, nu doar numărul de zile.
- Contul bancar este cel actual.
Un obicei bun este ca o a doua persoană din firmă, dacă există, să arunce o privire pe facturile de valoare mare înainte de trimitere; ochii proaspeți observă repede o cifră inversată sau un nume scris greșit. Cinci minute de verificare economisesc zile de corespondență și scad riscul ca plata să rămână blocată. Pentru o firmă mică, unde fiecare încasare contează, nu este un efort mare.
