Situațiile financiare ale unei firme mici se citesc în trei pași: te uiți întâi la bilanț, ca să vezi ce deține și ce datorează firma, apoi la contul de profit și pierdere, ca să afli dacă activitatea chiar aduce câștig, iar la final compari cifrele cu cele din anul precedent. Nu ai nevoie de studii de contabilitate, ci de câteva întrebări puse în ordinea potrivită.
Mulți antreprenori primesc de la contabil un set de documente, le semnează și le lasă într-un dosar. Pierd astfel cea mai ieftină sursă de informații despre propria afacere. Cifrele din situațiile financiare spun, în limbaj uscat, cum a mers anul: unde s-au dus banii, ce datorii au apărut și cât a rămas după ce au fost plătite toate costurile.
Ce conțin situațiile financiare anuale ale unei firme mici?
În forma simplificată folosită în general de firmele mici, setul conține un bilanț, un cont de profit și pierdere și notele explicative. Bilanțul este o fotografie a firmei la o anumită dată, de obicei 31 decembrie. Contul de profit și pierdere este un film al întregului an: câți bani au intrat din vânzări și câți au ieșit pe costuri.
Notele explicative completează cifrele cu informații pe care tabelele nu le arată: metodele de evaluare folosite, numărul mediu de angajați, garanțiile oferite sau datoriile cu scadență mai lungă. Merită citite măcar o dată, mai ales când firma are credite sau leasinguri.
Cum citești bilanțul fără să te pierzi în rânduri?
Bilanțul are două părți care trebuie să se echilibreze. Într-o parte sunt activele, adică ce deține firma, iar în cealaltă datoriile și capitalurile proprii, adică de unde au venit resursele. Cele două totaluri sunt întotdeauna egale, de aici și numele de bilanț.
Activele se împart în imobilizate și circulante. Imobilizate sunt cele folosite pe termen lung: echipamente, mașini, un spațiu cumpărat. Circulante sunt cele care se transformă repede în bani: stocurile, banii din cont și casă, sumele de încasat de la clienți. Pe partea cealaltă, datoriile pe termen scurt trebuie plătite în mai puțin de un an, iar capitalurile proprii arată ce a rămas al asociaților după ce se scad datoriile.
Primele rânduri la care te uiți ar trebui să fie trei:
- Disponibilitățile bănești (numerarul și contul curent): cât are firma efectiv la dispoziție.
- Creanțele (sumele de încasat): cât datorează clienții și de cât timp.
- Datoriile pe termen scurt: furnizori, salarii, taxe, rate la bănci, tot ce se scadențează în mai puțin de un an.
Dacă creanțele cresc de la an la an mai repede decât vânzările, înseamnă că clienții plătesc tot mai târziu. Merită să afli de ce se întâmplă și cum poți reacționa la un client care plătește mereu târziu.
Ce arată contul de profit și pierdere?
Contul de profit și pierdere pornește de la cifra de afaceri, adică totalul vânzărilor din an, și scade pe rând costurile: materiile prime sau mărfurile, salariile, chiria, utilitățile, amortizarea, dobânzile. Ce rămâne este profitul brut, iar după impozit rezultă profitul net.
O greșeală frecventă este să confunzi cifra de afaceri cu câștigul. O firmă poate vinde mult și totuși să iasă pe pierdere, dacă marja pe fiecare vânzare este prea mică. Cum se construiește acea marjă și cum o protejezi se vede în materialul despre marja de profit sănătoasă într-un business mic.
Ce indicatori simpli poți calcula singur?
Cu o calculatoare și cele două tabele poți obține câțiva indicatori care spun mult. Nu înlocuiesc analiza unui specialist, dar îți arată direcția.
| Indicator | Cum se calculează | Ce îți spune |
|---|---|---|
| Marja netă | profit net împărțit la cifra de afaceri | Cât rămâne din fiecare 100 de lei vânduți |
| Lichiditatea curentă | active circulante împărțite la datorii pe termen scurt | Dacă firma își poate plăti datoriile imediate |
| Gradul de îndatorare | total datorii împărțit la total active | Cât din firmă este finanțat din împrumuturi |
| Rotația creanțelor | creanțe înmulțite cu 365 și împărțite la cifra de afaceri | În câte zile încasezi, în medie, banii de la clienți |
Un exemplu simplu: o firmă are o cifră de afaceri de 400.000 de lei și un profit net de 28.000 de lei. Marja netă este de 7%, adică 7 lei rămân din fiecare 100 de lei încasați. Dacă anul trecut marja era de 11%, trebuie să afli ce s-a schimbat: prețurile de achiziție, salariile sau reducerile acordate clienților.
De ce profitul din cont nu coincide cu banii din bancă?
Contabilitatea înregistrează veniturile când se emite factura, nu când intră banii. De aceea o firmă poate arăta profit pe hârtie și, în același timp, să nu aibă bani pentru salarii. Diferența dintre cele două lumi se numește fluxul de numerar, iar înțelegerea lui te scutește de multe surprize neplăcute, așa cum arată explicația din ce este fluxul de numerar.
Un semnal de alarmă este profitul pozitiv însoțit de disponibilități în scădere an de an. De obicei, banii s-au blocat în stocuri sau în facturi neîncasate.
Cum compari cifrele ca să afli ceva util?
O cifră izolată spune puțin. Un 7% marjă netă poate fi excelent într-un domeniu și slab în altul. Singura comparație sigură pe care o ai la început este cu tine însuți, de la un an la altul, și cu un an-două în urmă, ca să vezi tendința.
- Pune alături bilanțurile pe ultimii trei ani și marchează rândurile care s-au schimbat cu mai mult de 20%.
- Pentru fiecare schimbare mare, caută explicația în activitatea reală: o investiție, un client pierdut, o creștere de prețuri.
- Notează trei întrebări pentru contabil și cere răspunsuri în scris.
- Recalculează indicatorii de bază în fiecare an, în aceeași perioadă, ca rezultatele să fie comparabile.
Dacă folosești termeni pe care nu îi înțelegi, un glosar bun face minuni. Un punct de plecare este articolul cu terminologia contabilă esențială.
Întrebări frecvente
Cât de des ar trebui să mă uit la cifrele firmei?
Situațiile anuale se întocmesc o dată pe an, dar balanța de verificare poate fi cerută lunar. Un control lunar sau trimestrial al soldurilor din bancă, al creanțelor și al datoriilor este suficient pentru o firmă mică.
Pot citi bilanțul dacă nu am pregătire financiară?
Da. Sunt suficiente noțiunile de active, datorii și capitaluri proprii, plus câțiva indicatori simpli. Pentru restul, contabilul îți poate explica rândurile neclare.
Ce înseamnă capitaluri proprii negative?
Datoriile depășesc activele firmei. Situația cere explicații și, de multe ori, o discuție cu un specialist despre ce urmează, pentru că poate avea consecințe legale pentru asociați.
