Firma arhivare documente: Soluții inovatoare pentru arhivarea și accesarea eficientă a documentelor

În orice afacere sau firmă se vor strânge în timp foarte multe documente importante. Numărul lor poate varia, însă dacă discutăm despre o firmă cu vechime mare cantitatea de documente va fi una uriaşă. Stocarea şi conservarea lor va fi o prioritate de fiecare dată, mai ales ca toate documentele de care avem nevoie sunt foarte importante pentru bunul mers al firmei şi al activităţilor desfăşurate. În astfel de cazuri, o firma arhivare documente este întotdeauna o soluție ideală de externalizare a acestor acte.

Cea mai simplă soluţie pentru a păstra în siguranţă şi a stoca în mod corect informaţiile, documentele, pe hârtie sau electronic, este arhivarea acestora. Pe piaţă există deja firme arhivare documente ce oferă soluţii inovatoare şi eficiente pentru arhivarea şi accesarea documentelor în cel mai rapid şi comod mod.

Se respectă normele legale legate de susţinerea şi justificarea activităţii, dar şi din punctul de vedere al dosarelor de personal. Prin arhivarea documentelor se eficientizează fluxul de lucru şi activităţile administrative sunt mai simple, mai ales cele care au legătură directă cu îndeplinirea obligaţiilor fiscale sau de personal.

Ai acces uşor la documentele tale pe care nu le foloseşti în mod curent, toate documentele sunt organizate, ai acces securizat la date şi documente, spaţiul de stocare este economisit, nu pierzi documentele, lucrezi mai eficient şi scapi de stresul pierderii şi deteriorării documentelor importante pentru firma ta.

Arhivarea nu se desfăşoară oricum, există reglementări clare impuse prin Ordinul Ministerului Finanţelor Publice nr. 2634/2015 intrat deja în vigoare pe 1 ianuarie 2016. Fiecare companie îşi alege tipul de arhivare, pe suport hârtie sau arhivarea electronică. În cazul arhivarii fizice se prelucrează toate documentele fizice, se întocmesc instrumente de evidentă pentru gestionarea şi utilizarea arhivelor. Se sortează documente, se ordonează, se constituie dosare, se selecţionează şi inventariază documente.

Arhivarea electronică şi externalizarea serviciilor către o firma arhivare documente

Arhivarea electronică presupune scanarea şi digitalizarea arhivelor, indiferent de documente, structurat, nestructurat, tipărit, scris de mână, format imagine etc. Nu ai nevoie de spaţiu dedicat arhivarii, stocării, nu ai nevoie de personal în plus ca să poţi arhiva sute de documente, documentele digitalizate nu se vor degrada în timp.

Apelarea la o firma arhivare documente cu experienţă, care deţine resursele necesare şi spaţiu, tehnologia de digitalizare pentru arhivă electronică, dar şi depozit autorizat de arhivă va fi mereu o soluţie de luat în considerare mai ales când ai documente extrem de importante de arhivat şi de accesat oricând.

Prin externalizarea serviciilor de arhivare documente ştii că ai acces permanent la documentele arhivate, oricând ai nevoie de ele, de oriunde te afli, costurile de arhivare se reduc considerabil şi cu 50%, spaţiul afacerilor este optimizat imediat, specialiştii în arhivare se asigura că stocarea este mereu corectă.

Arhivele expirate sunt distruse la timp ca să nu genereze costuri şi mai mari cu stocarea şi menţinerea lor, se păstrează mereu confidențialitatea în administrarea arhivei, se folosesc softuri speciale pentru înregistrare şi acces documente în mediu securizat.

​La predarea documentelor către firmele arhivare documente se vor lua în evidenţă, se vor realiza dosare la cele fizice, cele de scanat, procesat pentru digitalizare vor fi ordonate imediat, se inventariază şi se predau specialiştilor în arhivare. Se va trece la organizare riguroasă după ani, după termene de păstrare, pe compartimente, dacă discutăm despre cele fizice. Toate documentele fizice se aranjează în arhivă, spaţiul pentru arhivare al firmelor care se ocupă de serviciile de arhivare. Ulterior procedurilor de aranjare şi sortare în spaţiile de stocare se selecţionează documentele şi se folosesc documentele la nevoie.

Alte avantaje ale colaborării cu firmele de arhivare documente şi termene păstrare documente

Termenele de păstrare ale documentelor contabile şi celor ce ţin de resurse umane sunt diferite. Ştatele de plată se păstrează 50 de ani, dosarul personal, contracte de muncă, convenţii civile de prestări servicii se vor păstra 75 de ani, documentele societăţi comerciale cu capital privat se vor păstra 50 de ani, registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative se păstrează 10 ani, documentele financiar-contabile se păstrează 5 ani.

Orice firmă specializată în arhivarea documentelor va asigura şi servicii de depozitare documente în depozite speciale, avizate spre funcţionare de către Arhivele Naţionale. Pe lângă avantajele deja descrise, o colaborare cu o firmă specializată în arhivarea documentelor va fi de dorit şi pentru că spaţiile de depozitare şi stocare pentru documentele fizice sunt adaptate tipurilor de documente depozitate, temperatura şi umiditatea sunt controlate, se lucrează mereu în aşa fel încât să nu se producă deteriorarea hârtiei şi să nu se distrugă documentele importante. De asemenea, toate documentele de arhivat se vor prelua rapid, se vor prelucra documentele prin ordonări pe departamente, tipologii, în funcţie de o anumită cronologie ca să poată fi accesată cât mai uşor.

Toate spaţiile de stocare de la firmele arhivare documente sunt supravegheate video, securitatea documentelor este garantată, indexările digitale şi stocările digitale se vor face doar în medii securizate, pe servere securizate sau în Cloud securizat şi sigur. Doar cu ajutorul oferite de o firma arhivare documente toate documentele firmei tale vor fi mereu la dispoziţia ta şi vor fi păstrate în cele mai bune condiţii posibile.